Bật mí cách tạo ra kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Để tổ chức được một sự kiện thành công, chúng ta luôn phải xây dựng nên một bản kế hoạch vô cùng tỉ mỉ, chi tiết và cụ thểCó thể nói sự kiện thất bại hay thành công luôn có sự ảnh hưởng to lớn của bản kế hoạch

Trong tay bạn sẽ có 70% cơ hội thành công nếu bạn xây dựng được một kế hoạch tốtKinh nghiệm lập kế hoạch tốt nhất mà Đại Lâm tích lũy được trong 10 năm qua, xin được chia sẻ với các bạn thông qua bài viết này.

1.     Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện

Đầu tiên bạn phải định hình được loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: Lễ cưới, tân gia, lễ khánh thành,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích

Công việc tiếp theo có yếu tố rất quan trọng tiếp theo giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện mà bạn muốn thực hiện.Mục đích đưa ra là giúp sản phẩm được quảng bá rộng rãi đến người tiêu dùng miền bắc.

2. Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?

Đây là bước rất quan trọng, là cơ sở để xây dựng kế hoạch cho sự kiện.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào.

Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.

3.       Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Đó có thể là thông điệp nhân văn, bảo vệ môi trường hay thậm chí là về quyền con người

4.       Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?

Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnViệc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.

5.    Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?

Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…

6.     Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Truyền thông giúp thu hút lượng người tham gia, đồng thời lan giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.

Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.

-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.

-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..

-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.

– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Xây dựng ngân sách

Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Mục nào có thể bớt được thì nên giảm thiểu đi.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện quảng cáo – tổ chức khai trương cửa hàng – tổ chức sự kiện khởi công – Tìm hiểu dịch vụ uy tín, chất lượng tại Tổ chức sự kiện Đại Lâm

About The Author

Reply